Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Panis & Fonteyne Consulting
Geraardsbergen, Oost-Vlaanderen, België
E-mail: info@panisfonteyne.be
Telefoon: +32 491 97 58 53

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van onze diensten:

• Naam en voornaam
• Bedrijfsnaam en BTW-nummer (indien van toepassing)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres of regio (bij afspraken in persoon)
• Gegevens over uw werkprocessen die u tijdens een consult met ons deelt

Wij verzamelen geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens.

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

• Het inplannen en bevestigen van analyseafspraken via Calendly
• Het uitvoeren van onze consultancydiensten en het opstellen van rapporten
• Communicatie over lopende opdrachten en offertes
• Facturatie en administratie
• Het beantwoorden van vragen en het verlenen van ondersteuning

4. Op welke basis verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst — wanneer u een afspraak boekt of een opdracht plaatst
• Gerechtvaardigd belang — voor het opvolgen van lopende samenwerkingen
• Wettelijke verplichting — voor facturatie en fiscale verplichtingen
• Toestemming — wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of updates

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Klantgegevens en consultverslagen: 5 jaar na het einde van de samenwerking
• Facturen en boekhoudkundige documenten: 7 jaar conform de Belgische boekhoudwetgeving
• Contactaanvragen zonder vervolg: 1 jaar

6. Derden en verwerkers

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van de volgende externe tools die uw gegevens kunnen verwerken:

• Calendly — voor het inplannen van afspraken (verwerker in de VS, met adequaatheidsbesluit)
• Google Workspace — voor e-mail en agenda

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten of vertrouwen wij op hun GDPR-conformiteit.

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage — u kunt opvragen welke gegevens wij over u bewaren
• Recht op correctie — u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering — u kunt vragen uw gegevens te wissen
• Recht op beperking — u kunt de verwerking laten beperken
• Recht op overdraagbaarheid — u kunt uw gegevens opvragen in een leesbaar formaat
• Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen

Om een van deze rechten uit te oefenen, stuurt u een e-mail naar info@panisfonteyne.be. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Onze website gebruikt een beveiligde HTTPS-verbinding.

9. Cookies

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de site. Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies zonder uw toestemming.

Calendly kan eigen cookies plaatsen wanneer u een afspraak boekt. Meer informatie vindt u in het privacybeleid van Calendly.

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid op elk moment te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail.

Laatste update: januari 2025

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen: